Inventarisatie van mogelijkheden digitaal te catalogiseren. Een werkdocument.

Dit werkdocument heeft de bedoeling om samen met de leden te komen tot een voldragen document. Dit document vormt daartoe de start. Commentaar op alles is meer dan welkom. U kunt onderaan de pagina uw commentaar kwijt.

Auteur: André Smit

Overzicht over de verzameling

Inleiding

Iedereen die verzamelt heeft op een moment wel eens de behoefte om een overzicht te maken van wat zoal in vele jaren verzameld is. Enkelen van ons zullen elke aanschaf direct in een boekje of schrift hebben opgeschreven maar velen krijgen pas de behoefte om te “catalogiseren” in een later stadium, als de collectie vele stukken omvat. Natuurlijk kan een schriftje of opschrijfboekje nog steeds uitstekend dienst doen maar in het computertijdperk staan ons betere methoden ter beschikking die als voordeel hebben:

  • Mogelijkheden tot sortering of zoeken op diverse manieren
  • Mogelijkheden tot het opnemen van foto’s’
  • Mogelijkheden tot het opnemen van literatuurverwijzing of topografische informatie
  • Mogelijkheden tot het afdrukken van het bestand of een deel ervan
  • Mogelijkheden tot indeling in categorieën
  • Mogelijkheid om collectie op de smartphone te bekijken

Van eenvoudig tot gecompliceerd

De allereenvoudigste manier is natuurlijk de van oudsher bekende kartonnen labels die met een touwtje aan een object bevestigd worden. Uiteraard minimale ruimte om informatie kwijt te kunnen: volk, gebruik in slechts één of twee woorden, geschatte waarde; geschatte ouderdom; huidige en/of vorige eigenaar. Als je klein schrijft ben dan wel door de ruimte heen. Als de labels heel oud worden vinden sommigen dat zelfs een gadget.

In elke moderne computer vinden we een aantal programma’s die we kunnen gebruiken om tot een overzicht te komen van onze collectie. De bekendste zijn het tekstverwerkingsprogramma “Word” en het eenvoudige databaseprogramma “Excel”.
In Word kun je je objecten onder elkaar typen en nummeren, maar het gebruik maken van een ingevoegde tabel vergroot de mogelijkheden van sortering per categorie en alfabetisch. Nadeel van het gebruik van Word is dat het overzicht al gauw verloren gaat omdat er 48 genummerde regels = objecten met een beschrijving van 1 regel, per bladzijde kunnen worden opgenomen hetgeen bij een enigszins omvangrijke collectie of meer informatie dan 1 regel tot vele pagina’s tekst zal leiden.

Natuurlijk kun je ook in de Verkenner mapjes en submappen  maken ( bijvoorbeeld per volk) waar je je foto’s of teksten in bewaart. Je zoekfunctie beperkt zich in Windows verkenner dan tot het vinden van het mapje. Maak je op dezelfde manier mappen aan in Google Drive dan kun je met alle woorden in alle documenten zoeken. Vermoedelijk zijn ook Dropbox en Microsoft OneDrive goede manieren om even mee te experimenteren.

Digitale software voor verzamelaars

Er bestaan vele tientallen software-programma’s om verzamelingen in vast te leggen. Veel daarvan is specifiek voor bijvoorbeeld boeken, cd, dvd, strips, modelauto’s enz. In veel minder programma’s is het mogelijk om zelf een indeling te maken in rubrieken om je voorwerp weer te kunnen terugvinden en te groeperen. Er zijn zowel betaalde als gratis programma’s, niet allemaal in het Nederlands en ze hebben niet allemaal de mogelijkheid om de collectie van de PC/laptop over te zetten naar de mobiele telefoon of tablet. De meeste programma’s draaien zowel onder Windows als onder Mac. Een belangrijk onderscheid is ook of ze enkel op één computer draaien of “web-based” zijn en dus contact maken met internet, waar dan in feite de data staan.

Korte beschrijving van enkele catalogiseer programma’s

GC-star is een zogenaamd “open source” programma wat wil zeggen dat meerdere software ontwikkelaars hun bijdragen kunnen leveren. Het programma is kosteloos te downloaden en gedeeltelijk in het Nederlands vertaald. De laatste versie, 1.7.1 is van maart 2016.
Het programma richt zich op verzamelaars van bijvoorbeeld: video’s, spellen, munten enz. Voor de benoemde categorieën bestaat de mogelijkheid van internet direct informatie te halen zoals een afbeelding van een hoes van een video of DVD. Voor andersoortige collecties kan de indeling geheel zelf worden bepaald. Er is geen handleiding beschikbaar maar er is wel een discussieforum De website is voor de gemiddelde gebruiker vrij ingewikkeld en het downloaden lukt niet altijd.

Screenprint van mijn eerste poging om in GC-star te werken. Echt gelukkig werd ik er niet van!!

DataCrow   

In eerste instantie is Data Crow vooral bedoeld voor het beheer van allerlei mediaverzamelingen, maar het programma is wel zo opgezet dat u er ook modules voor andere collecties aan kunt toevoegen. Data Crow is namelijk openbron-software. Het programma is gratis en geheel in het Nederlands. In 2017 kwam de nieuwste versie: 4.2 uit. Na 2019 is de website niet meer aangepast. Het vereist wel wat geduld en oefening voordat u het programma onder de knie hebt.

Heb je een collectie die niet standaard is, kun je in Data Crow zelf een veld aanmaken om deze wel te archiveren.

Staan al je media in het programma? Dan kun je Data Crow als een soort server inzetten, waardoor al je familie en vrienden de informatie via het internet kunnen bekijken.

DataCrow: Het vereist wel wat geduld en oefening voordat u het programma onder de knie hebt.

Messless collector classic 10

MessLess is volledig aanpasbaar, zodat u, de verzamelaar, beslist welke informatie over uw bezittingen u moet invoeren in de database. Een proefversie is gratis, de echte versie kost
€ 49,95. Geen website van gevonden. Downloaden bij Softonic.

Geen oordeel. Niet getest.

Delicious Library

Catalogiseer uw boeken, films, muziek, software, speelgoed, hulpmiddelen, elektronica en videogames in een leuke ..Ook in het Nederlands en kost dollar 38.99 Alleen voor MAC 190.10 en later. Hier te downloaden.

Geen oordeel. Niet getest.

Numento

Numento 2 : Multi collectiebeheer | Mac en Windows

Kost € 29,95 voor gebruik door vijf mensen. Aantal collecties onbeperkt en aantal items per collectie ook onbeperkt. Geen reclame in de betaalde versie.

Geen oordeel. Niet getest.

Recollector

Een programma gemaakt door een Amerikaanse verzamelaar. Een gratis proefversie is beschikbaar en de aanschaf kost eenmalig 49 dollar. Het programma heeft de mogelijkheid om zelf rubrieken te maken en op rubriek te sorteren. Het programma is naar de smartphone te zetten. Een gebruikersgids in het Engels is beschikbaar voor Windows en Mac gebruikers

Voorlopige conclusie

Bij het bekijken van de diverse websites van de aanbieders lijkt het er sterk op dat alle programma’s er ongeveer hetzelfde uitzien. Als opsteller van dit document heb ik eerst met GC-star geoefend. Door de instabiele website en het moeilijke downloaden ben ik overgegaan op Recollector. Doe uw eigen onderzoek  Ga bijvoorbeeld naar ProgSoft.net en bekijk de 78 !!! alternatieven Voor GC-star of Recollector. In een oogopslag ziet u of ze geschikt zijn voor Windows of Mac of telefoon of tablet en of ze mogelijkheden bieden voor een eigen indeling, wel of geen mogelijkheid om in de cloud op te slaan, enzovoort.

Cloud-diensten

Er zijn diverse diensten waarbij foto’s en beschrijvingen extern opgeslagen kunnen worden en daarmee op elke computer of telefoon oproepbaar zijn. We sommen er hier een paar op:

Strato
Dropbox
OneDrive (Tips van Senior Web)
Google Drive
Box
Mega
SpiderOak
iCloud
Blog met diverse Cloud alternatieven
LastDodo
In dit Blog worden er een aantal kort beschreven

Collectiesoftware voor musea

Er bestaan tientallen software pakketten voor museale collecties. Ze hebben gemeen dat ze gecompliceerd zijn en hoge aanschafprijzen kennen of dat er bij abonnement jaarlijks betaald moet worden. Voor de meeste TKC-leden zullen deze programma’s te ver voeren.

Een greep uit deze programma’s:

Adlib – Axiel collections, Argus, Atlantis, The digital Ark, Vernon, Embark collection manager, Icollect systems, Ke Emu, Micro musee, Minaret, Minisis, Multi Mimsy, Museum plus ria, Gallery systems, Pasperfect museum, Re Discovery, Keepthinking, Collective Access.


Hits: 101

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *